【外国人従業員との信頼構築社内会話例】業務の依頼と報告「ソレ ワカッテマス」と言われたら?

「多様性を組織の強みに!」

多国籍チームビルディングで大切なことは、

強いグローバルチームを作るためには、外国籍従業員に対する教育だけではなく、

彼らを迎える日本人従業員の準備が大切だということです。

多国籍チームで働く上で、日本人に必要なマインドをしっかり構築して初めて

コミュニケーション等のスキルが活きるのです。

スキルを活かすも殺すもマインド次第ということを、いつものようにしつこくお伝えした上で、

本日は、コミュニケーション会話例を考えてみたいと思います。

「ソレ、ワカルノデ、ダイジョウブデス」と言われたら?

同僚の外国人従業員との会話で、

「〇〇(業務)をして欲しいのですが、」と話し始めると、

「ア、ダイジョウブ、ワカリマス」と、説明の全てを話す前に返事をされることは、とても多いのではないでしょうか。

 

その時、多くの日本人はこのように感じます。

本当に大丈夫なのかな・・・

ちゃんと説明を聞いて欲しいんだけど・・・

 

「まずやってみる!」VS「入念な準備から」

まず、仕事をする上での「入念な準備」が、日本人の特徴であることを知ると良いかもしれません。

多くの外国人従業員は、

「まずは綿密な打ち合わせから」「入念な準備をしてから」仕事を始める日本人らしいやり方に、

違和感を感じているかもしれません。

日本人の、「周到で緻密な計画性」は、日本の歴史的背景などが関係しているのですが、

これは、日本人の特徴のひとつです。

良い悪いでは全くありません。ただ、多くの外国人とは違う、ということです。

業務の依頼の仕方

外国人と日本人の間には計画性に違いがある、ということを踏まえた上で、

業務の依頼をする際は、

その業務の仕上がりに対するあなたのイメージとスケジュールを最初に伝えてはいかがでしょうか。

例えば、

「マイケルさん、〇〇をお願いできますか。今週の木曜日の夕方までに、△△できる状態にしてください。」

「メイさん、新製品のディスプレイをお願いできますか。今日の午前中には済ませてください。このサンプルディスプレイを参考にしてください。終わったら、私に教えていただけますか?(理解度を確認してから)じゃあお願いします。」

その言葉を受け、自分で考え、仕事を進めると思います。

〆切は、本来の〆切より早めに設定し、完成の理想イメージとの相違を修正する時間を確保すると良いでしょう。

簡単英語例

Micheal, could you please finish XXX by this Thursday?

We’d like to use this for the meeting with ABC company to explain them the schedule of the A project.

木曜日までに〇〇を仕上げていただけますか?

ABC社とのミーティングで、Aプロジェクトのスケジュールを彼らに説明するために使いたいのです。

・いつまでにして欲しいのかということを明確に

・なんのために「それ」を使いたいのか(ABC社のミーティングでプロジェクトAのスケジュールを説明するために)

・誰に向けて作るのか(ABC社の人がスケジュールを理解するために)

・代名詞には注意!「explain themのthemはABC社の人」。代名詞を使わず伝えることも大切。

 

May-san, could you please set up/display these new products at this corner. 新商品を飾っていただけますか

I’d like you to finish it by noon, but is it possible? お昼までに仕上げて欲しいのですが、できそうですか?

O.K. then, please let me know if you have finished. 終わったら教えていただけますか?

If I was not here, please call me. もし私がその時いなければ、電話してください。

If you have any questions, please let me know, O.K^^? 質問があれば聞いてくださいね。

If you need help, please ask Tanaka-san, O.K^^? 手伝いがいる場合は、田中さんに頼んでください。

This is a sample image of the display. これはディスプレイのサンプルです。

This is just for your information. ご参考までに。

ーor:Please set it up as shown in the picture. この写真の通りに仕上げてください。

「できました」と報告されたら

完了報告を受けたら、「ありがとうございました!」Thank you!

そして、

「ここがいいですね」

「素敵な仕上がりですね」などと、良い感想を伝えても良いでしょう。

 

もし、改善が必要なことがあれば、良い感想を伝えたあと、

「ここをもう少し〇〇していただけますか?それで完璧ですね!素晴らしい!」

Could you change this a little bit more XX, then this’ll be perfect!

できていない部分に目を向けた指摘ではなく、

「ここが改善すればもう完璧だよ!」という、完璧に近い仕上がりだったことに目を向けた伝え方もできます。

相手にどのようなメッセージを受け取って欲しいのかということをイメージして伝えると良いと思います。

 

最後に、

「助かりました!」 You helped me a lot!

「いつも助かってるよ」 Thank you as always.

「ありがとうございました。」 I really appreciate that.

などと、感謝、労いを伝えると良いと思います。

 

プラスして、例えば、

「どうでしたか?戸惑うことはありませんでしたか?」 How was it? 

「難しかったですか?大変でしたか?」 Was it tough/complicated for you or not?

などと、会話を続け、業務に対してどのように感じたか、大変だったか等を聞いてみましょう。

相手の表情を良く観察することで、このような業務が得意なのかとか、負担に感じているのか等ということを探ることもできるかもしれません。

また、

「一人でできましたか?」 You asked Tanaka-san for help? or you did by yourself?

と聞いてみることで、技量が足りているのかの確認や、他の従業員との関係性を確認することもできるでしょう。

 

もう一歩、可能な場合は、

「そういえば、その後〇〇はどうですか?」So, how did it go after that?

「もう仕事には慣れましたか?」 Have you already gotten used to your new workplace/environment yet? 

等と会話を続け、人と人としての小さな会話を積み上げていきましょう。

 

 

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